Jak poprawnie napisać e-mail? Jakich błędów unikać? - Słowodaję
Wróć do Bloga

Jak poprawnie napisać e-mail?

Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto nigdy nie miał żadnego problemu z napisaniem maila. Wiadomości do wykładowców na studiach? Zgłoszenie do nowej pracy? E-mail do klienta? Jak rozpocząć? Jak zakończyć? Dziś wszystkie Twoje wątpliwości zostaną rozwiane! Zapraszamy na krótki i treściwy poradnik o tym, jak poprawnie napisać e-mail.

Jak napisać e-mail – wzór

Często mamy problemy już na etapie formułowania tematu. Nie należy jednak go pomijać, ponieważ stanowi punkt odniesienia do tego, co znajduje się w wiadomości. Niech będzie to możliwie jak najkrótsze streszczenie treści. Dzięki temu, nawet w późniejszym czasie zarówno Ty, jak i odbiorca maila z łatwością odnajdziecie tę wiadomość.

Drugi krok to przywitanie, które – nie wiedzieć czemu – dla wielu osób jest bardzo problematyczne. Zasady są jednak bardzo proste. Kiedy wysyłasz wiadomość po raz pierwszy, najbezpieczniej będzie zacząć ją zwrotem „Szanowni Państwo”, „Szanowny Panie” czy „Szanowna Pani”. W następnych wiadomościach możesz przejść do nieco mniej formalnego „Dzień dobry” czy „Dzień dobry, Pani/Panie X”.

Nigdy jednak nie rozpoczynaj maila słowem „Witam”, ponieważ może to zasygnalizować Twoją wyższość względem odbiorcy. Nie jest również dobrą praktyką rozpoczynanie maila zwrotem „Dobry wieczór”.

Powitanie zwykło się również kończyć przecinkiem, a to oznacza, że zdanie w następnej linijce będzie rozpoczynało się małą literą.

Z kolei kończąc e-mail możesz zdecydować się na jedno z kilku różnych pożegnań, np. „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Z serdecznymi pozdrowieniami”, „Pozdrawiam”. Formułę warto jednak dopasować do powitania, by nie była zbyt oficjalna lub zbyt mało formalna. Jest jednak zasada, o której powinieneś absolutnie pamiętać.

UWAGA! Po pozdrowieniach nigdy nie stawiamy przecinka!

Wskazówki dotyczące pisania e-maila

  • Zadbaj o to, by mail był możliwie krótki i precyzyjny – szanuj czas odbiorcy wiadomości.
  • W przypadku, gdy wiadomość musi zawierać dużą ilość treści, spróbuj wypunktować najważniejsze informacje. Dzięki temu e-mail będzie znacznie czytelniejszy.
  • Jeśli wymieniasz z daną osobą kilka wiadomości w ciągu jednego dnia, możesz z powodzeniem pominąć powitanie w kolejnych mailach.
  • Na końcu zawsze postaraj się subtelnie zasygnalizować, czego oczekujesz w odpowiedzi. To znacząco ułatwi odbiorcy napisanie wiadomości do Ciebie.
  • Zdarzyło Ci się omyłkowo wysłać wiadomość, zanim ją skończyłeś? Aby temu zaradzić, adres mailowy odbiorcy wpisz dopiero po zakończeniu pisania.
  • Jeśli nie wiesz, czy odbiorcą Twojej wiadomości będzie kobieta, mężczyzna czy też grupa osób, najlepiej rozpocznij wiadomość słowami „Szanowni Państwo” lub „Dzień dobry”.
  • Formuła powitalna powinna być tożsama z pożegnalną, dlatego jeśli mail zaczynasz słowami „Szanowny Panie”, powinieneś go zakończyć sformułowaniem „Z wyrazami szacunku” czy „Z poważaniem”. Z kolei w przypadku powitania słowami „Dzień dobry” czy „Cześć”, najlepszym zakończeniem będzie zwrot „Pozdrawiam”.
  • Jeśli piszesz do kogoś pierwszą wiadomość, nie zaczynaj zwrotem imiennym, „np. Szanowny Panie Janie”. Poczekaj z tym do kolejnych wiadomości, gdy zauważysz, że adresat nie ma nic przeciwko temu.
  • Bezpośrednie zwroty do odbiorcy, czyli „Pan”, „Pani”, „Ci”, „Tobie” powinny być zawsze pisane wielką literą!

Co oznaczają pola w okienku do tworzenia maila?

Tworząc maila natrafisz także na kilka pustych pól, w które możesz wpisać adresy mailowe. Nie każde z nich musisz koniecznie wypełnić. Oto, co oznaczają:

  • Od – tu podany jest adres e-mail nadawcy.
  • Do – tu należy wpisać adres e-mail odbiorcy.
  • Kopia (DW) – tu można dołączyć osoby, do których również ma trafić wiadomość, jednak nie są jej bezpośrednimi odbiorcami.
  • Ukryta kopia (UDW) – tu można wpisać adresy mailowe osób, które otrzymają ukrytą wiadomość. Oznacza to, że pozostali adresaci wiadomości nie będą o tym wiedzieli.
#Copywriting

Jak napisać cv. Kreator cv krok po kroku

Zastanawiając się jak napisać cv do pracy, warto znać praktyczne narzędzia online, które pomogą nam w stworzeniu atrakcyjnego życiorysu. Przede wszystkim narzędzie takie jak darmowy kreator cv online.
#Lifestyle

Jak założyć konto Gmail? Rejestracja krok po kroku

Posiadanie poczty Gmail daje Wam dostęp do innych usług z pakietu. Np. dysku, dostęp do narzędzia Zdjęcia Google, dostęp do Google Moja Firma czy sklepu z aplikacjami na Androida.